Een offerte maken is vaak het meeste werk. Maar de opvolging daarna, dát is waar omzet blijft liggen.
In dit artikel lees je waarom offertes blijven liggen, hoe een goede opvolging eruitziet, en waarom dit zo veel oplevert voor bedrijven met veel offertes.
01Herkenbaar?
Je verstuurt elke week een paar offertes. Sommige worden meteen getekend. Andere hoor je nooit meer iets van. Je neemt je voor om na een week even te bellen. Maar dan is het druk. Een klus loopt uit, een nieuwe aanvraag komt binnen. En voor je het weet, is die offerte van drie weken geleden vergeten.
Zonder vast systeem hangt opvolging af van het geheugen van één persoon. En dat geheugen schiet in drukke weken tekort. Soms wordt er gebeld, soms niet. Het resultaat is onvoorspelbaar.
02Waarom offertes blijven liggen
Bijna nooit uit desinteresse. Een offerte verdwijnt tussen alle andere dingen. Er is geen moment waarop iemand eraan herinnerd wordt om terug te bellen of te mailen.
Aan de kant van de klant gebeurt hetzelfde. Hij heeft het ook druk, moet nog overleggen, of vergeet het gewoon. Zonder een herinnering van jouw kant schuift de beslissing steeds verder op.
03Wat het kost als je niet opvolgt
Elke offerte die niet wordt opgevolgd, is omzet die stilletjes verdwijnt. Niet omdat de klant nee zei. Maar omdat er nooit een tweede contactmoment kwam.
Dit verlies zie je nergens terug. Er staat geen "verloren deal" in je administratie, want hij is nooit afgewezen. Hij is gewoon verwaterd.
Reken het eens uit. Hoeveel offertes verstuur je per maand? Hoeveel daarvan hoor je nooit meer iets van? Als een deel daarvan met een goede opvolging alsnog klant was geworden, dan tikt dat over een jaar flink aan.
04Opvolging zegt ook iets over jou
Een nette opvolging laat zien dat je de opdracht graag wilt, en dat je professioneel werkt. Ook als de klant dit keer niet voor jou kiest, blijft die indruk hangen. Dat kan later alsnog een opdracht of een doorverwijzing opleveren.
Andersom ook: een offerte waar je nooit meer iets over laat horen, straalt uit dat je niet echt geïnteresseerd was. Dat is zelden de bedoeling, maar wel het effect.
05Hoe een goede opvolging eruitziet
Een voorbeeld van drie e-mails:
- 1
Een korte herinnering, een paar dagen na de offerte. Vriendelijk, zonder druk. "Heb je de offerte goed ontvangen? Laat het gerust weten als je vragen hebt."
- 2
Iets dat vertrouwen geeft, een week later. Een review van een tevreden klant, of foto's van een vergelijkbaar project.
- 3
Een persoonlijke check, weer iets later. "Zullen we even bellen om de offerte door te nemen?"
Elke e-mail heeft een ander doel: herinneren, vertrouwen geven, en een makkelijke aanleiding om te reageren. Zodra de klant reageert of tekent, stopt de reeks vanzelf.
Dit is een voorbeeld. De precieze opbouw hangt af van je bedrijf en het soort offertes.
06Waarom dit vooral werkt in bouw, installatie en zakelijke diensten
In deze sectoren gaat er vaak veel tijd zitten in het maken van een offerte. Opmeten, uitrekenen, uitschrijven. Zonde als die tijd verloren gaat omdat er geen opvolging is.
En juist daar zijn de bedragen vaak groot. Eén extra getekende offerte per maand kan het verschil maken.
07Wat een goede opvolging níét is
- Te opdringerig. Elke twee dagen een mail werkt averechts.
- Te algemeen. Een standaardmail die voor elke offerte hetzelfde is, voelt onpersoonlijk.
- Blind voor de situatie. Een grote, complexe offerte vraagt om een andere opvolging dan een kleine klus.
Een goede opvolging houdt daar rekening mee. Met de juiste toon en de juiste timing voelt een automatische mail net zo persoonlijk als een mail die je zelf schrijft.
08Hoe 360dgtl dit regelt
Offerte-opvolging is een van de e-mailflows in de pakketten GROEI en SCHAAL. We stemmen de toon en timing af op jouw soort offertes en hoe jouw klanten beslissen. Geen kant-en-klaar sjabloon, maar een opvolging die past bij jouw bedrijf. In GROEI richten we tot 3 flows in, in SCHAAL tot 6.